Fatturazione Online: come funziona e quali sono i vantaggi

L’emissione di fatture corrette e in scadenze precise, può essere un fattore che può influenzare l’andamento di una società dato che questo documento è tra i più importanti ai fini commerciali. 

Internet e l’introduzione dei sistemi digitali hanno portato inevitabilmente a una vera e propria rivoluzione anche in questo settore. Grazie al Web e ai nuovi software CRM sarà possibile effettuare una fatturazione online in modo automatico. 

Ma quali sono gli aspetti che caratterizzano questa realtà? Di seguito andremo ad evidenziare quelli più importanti.

L’evoluzione delle fatture da quelle cartacee ai modelli on-line

Come è cambiata la fatturazione grazie alla digitalizzazione?

La fattura è un documento attraverso il quale si determina la prestazione di un servizio o il rilascio di un bene all’acquirente previo pagamento di una somma di denaro che verrà corrisposto in contemporanea o in una data stabilita nel contratto.

Da quando esiste il commercio, le fatture sono un elemento essenziale al fine di constatare la conclusione di un accordo commerciale. 

Per questo prevedono una serie di dati che devono essere introdotti all’interno del documento cartaceo come:

• intestazione della ditta, 
• partita IVA, 
• coordinate bancarie, 
• indirizzo email, 
• elenco dei beni o dei servizi sottoposti a fatturazione, 
• importo netto, 
• aliquota di IVA e 
• importo totale pagato. 

Grazie alla digitalizzazione si è passato dal compilare fatture che venivano effettuate a mano, a quelle stampate attraverso programmi sul computer.

L’evoluzione successiva si è avuta dal 1° gennaio 2019 in Italia, con l’obbligo della fatturazione on-line, che prevede l’impiego di software specifici e la trasmissione della fattura direttamente attraverso il Web.

Cosa sono le fatture elettroniche: l’innovazione del web nell’ambito della fatturazione

Il termine fatture elettroniche fa riferimento quindi a una nuova versione di questo documento che ha la caratteristica di essere completamente digitalizzato e di essere trasmesso, non più semplicemente attraverso email, oppure con l’invio cartaceo, ma utilizzando dei software specifici che sono finalizzati a tale processo. 

I programmi di fatturazione permettono di poter elaborare una fattura in maniera semplice e veloce sostituendo la compilazione che fino a poco tempo fa avveniva attraverso Word ed Excel. 

Grazie alla loro applicazione sarà possibile compilare un documento in modo rapido, personalizzando ogni singolo elemento della fattura e inviandolo online direttamente al destinatario in tempo reale per la richiesta del pagamento. 

Ogni fattura on-line sarà identica a quella cartacea contenendo tutti gli elementi richiesti in base alla legge e per effettuare la quietanza della stessa da parte dell’acquirente 

Come funziona la fatturazione online, i suoi vantaggi e perché utilizzarla

Ma come funziona la fatturazione on-line? Una volta installato il programma per la fatturazione, verrà attribuito a ogni azienda un codice univoco, che rappresenta un indirizzo specifico in cui recapitare la fattura. 

Quindi se si vuole inviare e riceve questo documento sarà necessario conoscere il codice di ogni cliente acquirente. I vantaggi della fatturazione on-line sono moltissimi:

• Consegna in maniera istantanea: grazie all’invio on-line la fattura sarà recapitata in tempo reale e con la certezza della sua ricezione. Si potranno in questo modo rispettare le scadenze per i pagamenti in modo preciso.
• Archiviazione e tracciabilità: ogni documento sarà archiviato in modo automatico all’interno del software di fatturazione permettendo di poterlo visionare in ogni momento in caso di necessità e di essere facilmente tracciabile.
• Economicità del sistema: la fatturazione elettronica prevede un risparmio di tempo e di denaro dato che non sarà necessario più dover inviare via posta prioritaria o per raccomandata la fattura. Inoltre non vi sarà più consumo di carta stampata o di inchiostro, oltre a una riduzione dello spazio per la conservazione dei documenti.
• Rispetto dell’ambiente: il mancato utilizzo di carta e inchiostro permette anche di contribuire ai consumi di carta e di materiali con un’attenzione alle nuove necessità ambientali.
• Programmazione delle scadenze: sarà possibile impiegare il software al fine di poter programmare le scadenze per l’invio automatico delle fatture, rispettando i tempi di consegna e anticipando quindi i pagamenti.
• Personalizzazione della fattura: i programmi permettono di scegliere tra diversi modelli di fatturazione oltre a personalizzare ogni singolo aspetto del documento. La fattura rispecchia quindi il brand di ogni azienda potendo quindi introdurre al suo interno, un logo o una grafica particolare che rispecchi lo stile di una società.
• Controllo dei pagamenti: le fatture che non vengono pagate entro i termini richiesti potranno essere evidenziate in modo automatico, permettendo quindi una verifica veloce e una relativa azione da parte dell’azienda per il recupero dei crediti.
• Limitazione degli errori: grazie al pro-forma creato in maniera automatica dal software si limitano gli errori che possono essere commessi nella compilazione della fattura sia per quanto riguarda gli importi che per le intestazioni.

I vantaggi di un software CRM nella gestione delle fatture: come semplificare e personalizzare la gestione del cliente

I software CRM sono strumenti molto utili al fine di perfezionare la gestione dei contatti e dei clienti dato che permettono di raggruppare, organizzare e collegare tutti i dati che riguardano un acquirente.

L’introduzione della fatturazione elettronica all’interno di questi programmi, permette di migliorare in modo esponenziale la relazione cliente-azienda. Di seguito evidenziamo i vantaggi della gestione delle fatture attraverso un software CRM:

• Visione complessiva del cliente: all’interno del programma CRM vengono organizzati tutti i dati che si riferiscono a un contatto, come indirizzo email, P.IVA, numero di telefono, sito Web, dati della fatturazione e la lista continua. Ciò permette quindi una compilazione in modo rapido e preciso dei documenti, senza la necessità di dover ricercare le diverse informazioni.
• Correttezza delle informazioni: i dati che vengono introdotti sono sempre verificati e aggiornati in modo da evitare errori nella compilazione.
• Gestione in cloud: grazie ai sistemi CRM Cloud sarà possibile compilare le fatture da ogni postazione connessa alla rete aziendale, dato che tutte le informazioni sono condivise tramite il sistema cloud. Ciò implica una velocità e semplicità nella realizzazione delle fatture.
• Condivisione in tempo reale: l’aggiornamento in tempo reale dei dati implica di limitare errori come quello di inviare email per ricordare il pagamento, oppure di ripetere comunicazioni commerciali già avvenute, evitando quindi contrasti con il cliente.
• Gestione delle risorse: la fatturazione automatizzata permette di poter impiegare in modo differente il personale senza effettuare operazioni che sono ripetitive e di routine, potendo quindi gestire le risorse umane per altri fini produttivi per l’azienda.
• Miglioramento della soddisfazione del cliente: grazie alla precisione e regolarità con cui vengono consegnate le fatture, si rafforzerà la relazione con il cliente.

Conclusione

La fatturazione elettronica attraverso un software CRM è una realtà che permette a un’azienda moderna di migliorare il suo fatturato e di contribuire ai servizi offerti al cliente. 

In una realtà digitalizzata come quella odierna in cui la concorrenza è elevata, l’impiego dei programmi di Customer Relationship Management possono permettere ad un’azienda di differenziarsi in modo esponenziale dalle altre. 

Infatti grazie a questi strumenti di potrà gestire al meglio le informazioni e i dati di ogni contatto, riducendo i costi che sono strettamente collegati all’emissione di un documento obbligatorio per legge e necessario a fini commerciali come la fattura.

Fonte delle informazioni di questo articolo: https://www.teamleadercrm.it/funzioni/fatture-online